Au moment de remplir sa déclaration fiscale (et c’est le moment…), il peut être intéressant de se poser la question : frais réels ou forfaitaires ?
Oui ! Un salarié tout comme un fonctionnaire ; un dirigeant de société ou un indépendant titulaire d’une profession libérale se voit appliquer un forfait de frais professionnels en déduction de ses revenus si il ne fait pas le choix des frais réels. Cela est automatique et permet de réduire la base de calcul de l’impôt (base imposable).
Le choix des frais réels n’est donc opportun que si cette solution est intéressante fiscalement ; mais quelles sont les règles qui entourent cette notion de « frais réels » ?
Rappelons tout d’abord, comme son l’indique, qu’il s’agit des frais réellement exposés, pendant la période imposable concernée, à des fins professionnelles c’est-à-dire en vue de conserver ou acquérir des revenus professionnels.
Quels sont les frais couramment déclarés comme frais professionnels réels ?
- Les frais de déplacement dans lesquels on retrouve les trajets domicile – lieu de travail évalués à 0,15€ du km et les autres trajets évalués sur base réelle, déductibles quant à eux à 75% (missions, formations,… évalués sur base d’un pourcentage d’usage professionnel du véhicule en tenant compte ici de l’amortissement du véhicule, des taxes, entretiens, assurances, carburant,…).
Il faut noter que les trajets domicile-lieu de travail sont considérés comme privé dans le rapport qui est fait pour déterminer le pourcentage d’usage professionnel du véhicule.
- Les frais liés à l’utilisation d’un bureau au domicile qui comprennent par exemple, en fonction de l’activité exercée, une partie de l’amortissement de la maison, des intérêts du crédit hypothécaire, des frais de chauffage, d’électricité, de la prime d’assurance, du précompte immobilier, de l’entretien,…
Ces frais seront également évalués et limités sur base d’un pourcentage d’utilisation professionnelle de la maison privée.
- Les frais de téléphonie (téléphone, gsm, internet) sont également évalués, si ils sont mixtes, sur base d’un prorata privé / professionnel.
- Les fournitures de bureau
- La documentation professionnelle.
- Les frais d’étude et formations si, comme indiqué plus haut, ils permettent de conserver ou acquérir des revenus professionnels. C’est le cas si la formation a un lien direct avec votre activité professionnelle. Il en va de même pour les voyages d’étude, congrès et séminaires à l’étranger.
- Les vêtements professionnels. On entend par là, toute tenue officielle, de sécurité voire nécessaire compte tenu de l’activité spécifiquement exercée.
- Les frais de publicité et de matériel publicitaire sont 100% déductibles.
- Les cadeaux d’affaires et frais de représentation sont déductibles à concurrence de 50%. Il est toujours conseillé de conserver les preuves adéquates pour attester du caractère professionnel du cadeau (nom de la personne bénéficiaire, circonstances,…)
- Les frais de restaurant sont aussi déductibles à concurrence de 69%.
- Les assurances spécifiques. Exemple, le complément à l’assurance en responsabilité civile d’un enseignant.
- Les cotisations professionnelles.
Vous aurez constaté que l’établissement des frais réels, même pour un contribuable salarié, correspond à la tenue d’une petite comptabilité dans laquelle vous devez répertorier par ordre de date toutes les pièces justificatives, détaillées et explicites, liées aux frais exposés et que vous revendiquez comme étant professionnel.
N’oubliez pas qu’un contrôle fiscal est possible voire de plus en plus fréquent en la matière et que son issue dépendra du caractère probant des pièces justificatives que vous seriez amené à présenter.
En conclusion :
Conseil 1 : agir avec ordre, méthode, cohérence et bon sens !
Conseil 2 : éviter l’exagération !
